Party-Service: 
10 Regeln für langfristigen Erfolg

Mehr und mehr Hotel- und Gastronomiebetriebe bauen den Party-Service zu einem gewinnbringenden Teil ihres Geschäftsprogramms aus. Aus gutem Grund, denn diese Ertragsquelle nutzt vorhandene Kapazitäten und bietet Entwicklungsmöglichkeiten: Das Unternehmen kann weitgehend unabhängig von Standort, Größe oder Kapitalkraft agieren und den bereits vorhandenen Bekanntheitsgrad nutzen. Allerdings hat ein erfolgreicher Party-Service sein eigenes Anforderungsprofil. Die folgenden zehn Punkte geben praxisnahe Anregungen.

1. Positionierung ist alles
Zunächst muss der Stellenwert bestimmt werden, den die Angebotsform Party-Service im bisherigen Geschäft einnehmen soll. Wird die Dienstleistung als Nebengeschäft betrieben oder zu einem möglichst eigenständigen Umsatz-träger fortentwickelt? Fällt die Entscheidung aufgrund der Betriebs- und Marktgegebenheiten auf die zweite Alternative, hat das Management zielstrebig die praktischen Voraussetzungen zu schaffen. Als kunden-orientierter Geschäftszweig erfordert der Party-Service besondere Kreativität und persönliches Engagement - vom Chef und von den Mitarbeitern gleichermaßen.

2. Qualität hat Priorität
Notwendig ist ein Kompetenz-Image, das durch erstklassige Leistungen erworben und den potentiellen Kunden durch Werbebotschaften vermittelt wird. Dieses Kriterium lässt sich am besten aus der Sicht der Kunden verstehen: Wer Party-Service in Anspruch nimmt, delegiert wesentliche Gastgeberpflichten an den Dienstleister; Pannen würden den Auftraggeber blamieren. Will der Anbieter auf festlichen Veranstaltungen überzeugen, muss er den Qualitätsgedanken im unternehmerischen Selbstverständnis verankern und in die Praxis umsetzen. Zudem hat entsprechende Werbung die Professionalität des Party-Services in Slogans und bildhaften Darstellungen zu thematisieren.

3. Angebot und Nachfrage
Weil der Party-Service anspruchsvolle gastronomische Teilfunktionen einschließen kann, sollte der Leistungsumfang möglichst genau definiert und geplant werden. Drei Standards sind möglich:
  Plattengarnierung und -zustellung
  Aufdecken und Arrangieren des Buffets 
  Bedienung am Buffet

Der Chef hat zu entscheiden, was der Betrieb bieten kann und soll. Je nach Angebotsumfang und -niveau bemessen sich einerseits die Forderungen an Kapazitäten (Personal, Sachmittel) und Organisation, andererseits aber auch an Größe und Struktur möglicher Kundenkreise: Die Ertragsfähigkeit wird durch diese Kriterien direkt beeinflusst.

4. Full-Service begeistert
Grundsätzlich empfiehlt es sich, dem Kunden über die gastronomische Betreuung hinaus auch organisatorische Dienste - im Sinn eines Full-Service-Konzepts - anzubieten. Vielfach werden vom Gastgeber folgende Zusatzleistungen geschätzt: Bereitstellung geeigneter Räume, Versand der Einladungen, Bestuhlung, Beschaffung von Blumenschmuck, Engagement von Musikern. Indem sich das Unternehmen mit solchen Angeboten als Komplettabwickler von Veranstaltungen profiliert, festigt es seine Wettbewerbsposition und stärkt sein Kompetenz-Image. Wer an Folgeaufträge denkt, sollte auch nicht vergessen, nach der Veranstaltung dem Kunden persönlich oder schriftlich für das Vertrauen zu danken - eine kleine Geste, die sowohl der Kundenbindung als auch der Mund-zu-Mund-Propaganda zugute kommt.

5. Gute Mitarbeiter sind die Basis
Je stärker das Unternehmen die Dienstleistungsqualität aufwertet, desto nachdrücklicher stellt sich die Mitarbeiterfrage. Wer sich um das Wohl von Gästen kümmert, braucht besondere Fähigkeiten. Der Büfettier muss durch Auftreten, Sachkenntnis und praktische Fertigkeiten auch vor einem kritischen Publikum bestehen können. Zu seinen Hauptaufgaben gehören: Auskünfte über Art und Verträglichkeit von Speisen, Empfehlungen zu Speisefolgen und Handreichungen (Tranchieren, Vorlegen usw.). Den Aufwand für entsprechende Personalschulung darf man keinesfalls scheuen. Neben den fachlichen Fertigkeiten sind auch Auftreten und Gesprächsführung zu trainieren.

6. Raus aus der Masse
Wird Party-Service professionell betrieben, sollte der Küchenchef mindestens ein komplettes Menü vom Hors d'oeuvre bis zum Dessert bieten können. Über Vielfalt und Geschmack darf bei der Angebotsplanung jedoch nicht die Erlebniskomponente vergessen werden. Großer Beliebtheit erfreuen sich Spezialitäten der lokalen oder regionalen Küche, gegebenenfalls nach historischen Rezepten zubereitet. Dank ihrer Originalität bleiben sie oft lange nach der Veranstaltung Gesprächsthema von Gästen und Gastgebern und somit Basis von Weiterempfehlungen.

7. Beratung schafft Vertrauen
Entscheidend für die Professionalität des Party-Service ist die individuelle Kundenberatung vor dem Auftrag. Statt Standardlösungen zu offerieren, sollte ein erfahrener Mitarbeiter mit dem Kunden Anlass, Gästekreis, räumliche Verhältnisse, Budgetvorstellungen usw. detailliert besprechen und dann eine Empfehlung geben. Als praktisches Arbeitsmittel bewährt sich dabei ein Salesfolder: Im Ringbuch mit Klarsichthüllen präsentiert, illustrieren Fotos die Vorschläge und erleichtern dem Interessenten die Entscheidung. Außer der Angebotspalette lassen sich unterschiedliche Präsentationsvarianten darstellen, damit der Kunde auch den gesamten Service-Umfang erkennt.

8. Mehr als Töpfe und Tassen
Die Sachausstattung muss individuell dem Serviceumfang entsprechen. In vielen Fällen mögen Platten und Thermocontainer ausreichen. Profiliert man sich durch gastronomisch aufgewerteten Service, sind gegebenenfalls Tafelgeschirr oder sogar Bain-Marie zu beschaffen. Für den Transport genügt ein Pick-up mit Kastenaufbau oder ein Transporter der 1-t-Nutzlast-Klasse. Fest etabliert haben sich dabei beispielsweise Caddy und Transporter von Volkswagen. Praktiker verweisen auf Pkw-ähnliche Fahreigenschaften mit hohem Federungs-Komfort (gut für die Speisen), angemessene Transportkapazität, Wirtschaftlichkeit und Zuverlässigkeit. Insbesondere der Laderaum des Transporters lässt sich mit Zwischenböden zweckmäßig aufteilen. Für beide Fahrzeuge ist ein Frischhalteaggregat zur Kühlung des Transportraums erhältlich. Der Kastenaufbau bietet zudem eine preiswerte Werbefläche: Die Beschriftung weist deutlich auf den Party-Service hin und steigert den Bekanntheitsgrad.

9. Separate Kasse
Kosten und Erträge der eigenständigen Unternehmenseinheit Party-Service dürfen nicht in der allgemeinen Tagesarbeit untergehen. Nur wenn der Chef weiß, wie es um die Rendite dieses Leistungsbereichs steht, kann er steuern und optimieren. Die separate Erfolgsrechnung ist somit eine unerlässliche Orientierungshilfe. Während sich die Erträge anhand der Ausgangsrechnungen exakt nachweisen lassen, liegt das Problem bei der Kostenerfassung. Erst wenn die Aufwendungen für verschiedene Teilleistungen transparent sind, ergibt sich für die weitere Planung ein klares Bild. Sowohl die Nachkalkulation einzelner Aufträge als auch periodische (viertel- oder halbjährliche) Erfolgsrechnungen zeigen, in welcher Größenordnung der Party-Service zum Betriebsergebnis beiträgt, ob und in welchen Bereichen sich ein Ausbau lohnt oder ob das Angebot reduziert werden sollte.

10. Zuverlässigkeit zählt
Sorgfältigste vereinbarungsgemäße Auftragsabwicklung ist beim Party-Service unverzichtbar: Die bestellte Ware muss vollständig und pünktlich zum Auftraggeber gelangen, die gewünschten Zusatzdienste (z.B. Bedienung am Buffet) sind auftragsgemäß zu erledigen. Daher kommt es entscheidend auf effektive Personal- und Warendisposition an. Bei aller Hektik des Tagesgeschäfts muss die Vorbereitung der Partylieferung als "Blaulicht-Objekt" behandelt werden und höchste Priorität haben. Engpässe und Zeitnöte dürfen nicht zu Verspätungen oder mangelhafter Zubereitung führen. Das ist Sache der Organisatoren des Party-Service. Dabei bewährt es sich, wenn ein besonders sachkundiger Mitarbeiter offiziell die Verantwortung für die Vorbereitung von Partylieferungen trägt und und alle dazu erforderlichen Befugnisse hat.