Einfacher arbeiten - besser leben!

Aufgeschobene Aufgaben gehören zu den großen Energiefressern unseres Arbeitsalltags. Denn diese verdrängten Pflichten begleiten Sie bei allem, was Sie tun: unsichtbar als ein "Ich muss noch ..." im Hinterkopf – und sichtbar in Form von vorwurfsvollen Stapeln auf dem Schreibtisch. Befreien Sie sich davon!

Und da es – wie fast alles im richtigen Leben, so auch das Befreien – mit Motivation viel einfacher geht: Hier drei Tipps, wie Sie sich dazu die nötige Motivation verschaffen.

Überzeugen Sie sich von der Dringlichkeit des Wichtigen
Warum tun Sie etwas, und warum tun Sie anderes nicht? Im Hintergrund steht meist die Frage nach den Konsequenzen. Erst wenn Sie das Gefühl haben, dass die Konsequenzen bei Nichterledigung unangenehmer ausfallen als die Erledigung selbst, raffen Sie sich dazu auf, die Sache in Angriff zu nehmen.

Deshalb schieben Sie so häufig vor allem wichtige, aber nicht dringende Aufgaben auf. Die wichtigen Aufgaben sind häufig komplex, schwer zu fassen und zu bearbeiten (also unangenehm), aber nicht dringend (also ohne direkte Konsequenzen, wenn sie aufgeschoben werden). Was tun? Setzen Sie Ihren Verstand und Ihre Fantasie ein, und machen Sie sich ganz konkret die langfristigen Konsequenzen bewusst:

Denken Sie z. B. an die summierte Zeit- und Energieverschwendung, wenn Sie sich nicht einmal die Zeit nehmen, Ihr Ablagesystem von Grund auf durchzuchecken/umzustellen.

Denken Sie an den Stillstand, der Ihrer Abteilung langfristig droht, wenn Sie jetzt nicht ausreichend Zeit in strategische Überlegungen/die Erneuerung investieren.

Denken Sie an Ihren persönlichen Stillstand (= Rückschritt), wenn Sie jetzt nicht konsequent Zeit in Ihre Weiterbildung investieren.

Motivieren Sie sich positiv
Das Ganze funktioniert auch andersherum: indem Sie sich die positiven Ergebnisse Ihres Handelns vorstellen, die Freude am Gelingen also. Wenn die positiven Konsequenzen den mühsamen Weg dorthin aufwiegen, werden Sie ihn motiviert gehen! Stellen Sie sich beispielsweise ganz konkret vor, wie angenehm es ist ...

.. vor einem aufgeräumten Schreibtisch zu sitzen und Unterlagen schnell ablegen sowie sofort wieder finden zu können – das motiviert zu einer Überholung Ihres Ablagesystems!

.. abends eine Stunde früher nach Hause zu gehen, und das mit einem guten Gefühl – das motiviert Sie, diese vor Ihnen liegende lästige Aufgabe zügig abzuschließen.

Machen Sie das Wichtige dringlich
Wenn Sie sich nicht allein auf Ihre Fantasie verlassen möchten, können Sie wichtige Aufgaben auch absichtlich "dringend" machen. Das funktioniert am besten, indem Sie eine andere Partei mit einschalten. Fragen Sie deshalb immer nach einem Termin, wenn Sie eine Aufgabe übernehmen. Oder delegieren Sie einen Teil der Aufgabe so, dass Sie bis zu einem bestimmten Termin gewisse Vorarbeiten abgeschlossen haben müssen.

Das ist jedoch kein Plädoyer dafür, Aufgaben so lange zu ignorieren, bis Sie sie unter höchstem Termindruck erledigen müssen! Das mag bei kleinen, berechenbaren Routinearbeiten funktionieren; bei komplexeren Aufgaben leidet fast immer die Qualität darunter.

Veröffentlichung mit freundlicher Genehmigung von: 
VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG  •  http://www.vnr.de