Effiziente Besprechungen

"Ineffiziente Besprechungen" stehen ganz oben auf der Liste der großen Zeit- und Energiefresser, von den Kosten ganz zu schweigen. Hier 5 sofort umsetzbare Praxistipps, was Sie grundlegend verändern können. Soviel schon mal vorneweg: Sie erhalten stärker motivierte Teilnehmer und damit bessere Ergebnisse, wenn Sie die Teilnehmer stark einbinden – bei der Vorbereitung wie bei der Durchführung und Nachbereitung.

1. Sammeln Sie bereits im Vorfeld Material
Richten Sie sich für Besprechungen und Sitzungen (auch für solche, an denen Sie nur teilnehmen) Hängemappen ein, und zwar eine für jede Art der Zusammenkunft (beispielsweise "Jahresgespräch", "Workshop"). Dort können Sie nun im Vorfeld schnell und einfach Material sammeln: Ideen, Informationen, die Einladungsunterlagen, das Protokoll der letzten Sitzung etc.

2. Verteilen Sie die Verantwortung auf die Teilnehmer
Je stärker die Teilnehmer sowohl im Vorfeld als auch während und nach der Besprechung eingebunden werden, desto motivierter sind sie:

• Delegieren Sie deshalb bereits bei der Vorbereitung so viele Aktivitäten wie möglich, beispielsweise die Leitung einzelner TOPs, die Visualisierung von Zahlenmaterial oder die Bedienung technischer Geräte.
   
• Versenden Sie ggf. mit der Einladung auch Informationsmaterial, das der Vorbereitung auf einzelne TOPs dient. Oder nennen Sie Themen, zu denen vorbereitend Ideen gesammelt werden sollen.
   
• Fragen Sie ein paar Tage vorab bei den Teilnehmern nach, ob sie Ergänzungswünsche zu den geplanten TOPs haben.
   
• Aktivieren Sie Sitzungsteilnehmer, die sich als Gäste fühlen, indem Sie Fragen direkt an sie richten.

3. Starten Sie jede Besprechung mit einem Überblick über die letzte
Beginnen Sie (regelmäßig angesetzte) Besprechungen mit einem Schnelldurchlauf durch die Ergebnisse des letzten Treffens sowie mit einer kurzen Übersicht darüber, wie weit die damals beschlossenen To-dos gediehen sind. So sind alle Teilnehmer auf dem aktuellen Stand.

Positiver Nebeneffekt: Durch diese offensichtliche Zielkontrolle werden auch die neu anstehenden Aufgaben ernster genommen.

4. Sorgen Sie für eine konzentrierte, zielorientierte Diskussion

• Sie können eine Besprechung entweder leiten oder daran teilnehmen; beides geht nicht! Wenn Sie der Moderator sind: Konzentrieren Sie sich ganz auf diese Rolle.
   
• Greifen Sie ein, wenn eine Diskussion auszuufern droht. Fassen Sie das bis dahin Erarbeitete noch einmal kurz zusammen, um den Anschluss wiederherzustellen.
   
• Greifen Sie ein, wenn eine Diskussion ohne die beabsichtigten Resultate zu bleiben droht. Lassen Sie dann beispielsweise über das Ergebnis abstimmen, oder beauftragen Sie eine Arbeitsgruppe, das Thema bis zur nächsten Besprechung zu vertiefen. Oftmals auch sinnvoll: Treffen Sie einfach selbst eine Entscheidung.
   
• Fehlen Informationen, um eine Entscheidung zu treffen, verschieben Sie das entsprechende Thema sofort auf das nächste Treffen.
   
• Akzeptieren Sie keine Unterbrechungen von außen (Mobiltelefone, Mitteilungen etc.) – außer in wirklich dringenden Fällen.
   
• Legen Sie eine Zeitspanne pro TOP fest. Was in zehn Minuten nicht besprochen werden kann, ist meist auch in zwei Stunden nicht geklärt.
   
• Sorgen Sie dafür, dass sich auch notorische Vielredner kurz halten. Wenn der Sprecher beginnt, sich selbst zu wiederholen müssen Sie einschreiten.

5. Sichern Sie die Umsetzung der Ergebnisse

Kopieren und verteilen Sie direkt im Anschluss an die Besprechung das Besprechungsprotokoll, das neben den Ergebnissen auch die nötigen Umsetzungsschritte enthält: Wer was bis wann zu erledigen hat. Das hat folgende Vorteile:

• Die Teilnehmer werden die Besprechungsergebnisse bis zum Eintreffen des Protokolls nicht einfach abhaken, sondern können – frisch motiviert – direkt an die Umsetzung gehen.
   
• Es gibt nur eine, schriftlich fixierte und von allen abgesegnete Version. Das baut Ausreden und Missverständnissen vor.
   
• Jeder hat auch die Aufgaben der anderen vor sich: Diese Transparenz erhöht die Disziplin bei der Aufgabenumsetzung und hilft beim Informationsaustausch.

Zusatztipp: Tun Sie etwas gegen Unpünktlichkeit!
Das Zuspätkommen ist bei Besprechungen ein (zunehmendes!) Ärgernis. Die Zuspätkommer haben zumeist einen "wichtigen" Grund für ihre Unpünktlichkeit – und sei es nur, die Wichtigkeit der eigenen Person zu unterstreichen. Das können Sie beispielsweise tun:

• Gehen Sie bei der Auswahl der Teilnehmer sehr sorgfältig vor. Motivierte Teilnehmer haben ein eigenes Interesse an Pünktlichkeit.
   
• Setzen Sie die Besprechung zu einem krummen, also einprägsamen Zeitpunkt an und mit einer überschaubaren Dauer. Etwa: Beginn 9.43 Uhr, Dauer 47 Minuten.
   
• Legen Sie die wichtigsten Themen an den Anfang.
   
• Schließen Sie zum festgesetzten Zeitpunkt die Tür, und fangen Sie einfach an. Die radikale Variante (das Opern-System): Lassen Sie Zuspätkommer nach Beginn der Besprechung nicht mehr hinein.
   
• Erwägen Sie negative Sanktionen: Zuspätkommer müssen beispielsweise Geld in die Kaffeekasse einzahlen oder beim nächsten Mal Protokoll führen.

Veröffentlichung mit freundlicher Genehmigung von: Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG