Besprechungen effizient planen und durchführen

Am Anfang sollte die Frage stehen "Warum" Sie eine Besprechung durchführen wollen. Gründe wie Informationsweitergabe, Anordnungen bekannt geben oder Entscheidungen fällen, sind keine sinnvollen Anlässe für eine Besprechung! Marlies Münch, Chefredakteurin von "Stationäre Pflege aktuell" gibt Ihnen Tipps, wie Sie eine Besprechung effektiver planen und leiten.

Gründe für eine Besprechung

Informationsweitergabe

Besprechungen zur Informationsweitergabe sind nicht immer sinnvoll. Besser ist, die Informationen den Mitarbeitern schriftlich vorzulegen. Verteilen Sie die schriftlichen Informationen z.B. in vorgesehene Fächer der einzelnen Mitarbeiter.

Anordnungen bekannt geben

Nur wenn Sie Anmerkungen haben, die erläutert werden müssen, sollten Sie die in einer Besprechung als Tagesordnungspunkt aufnehmen. Ansonsten gilt wie bei der Informationsweitergabe: Besser schriftlich weiterleiten.

Es sollen Entscheidungen getroffen oder sofort umgesetzt werden

Meist kommt eine Gruppe selten zu konkreten Entscheidungen. Lange fruchtlose und zeitraubende Diskussionen sind die Folge. Stimmen Sie Dinge kurz ab oder lassen Sie den Mitarbeitern Bedenkzeit für eine Entscheidung und nehmen Sie Vorschläge an, über die Sie abstimmen. Bei der Umorganisation von Arbeitsabläufen sollten Sie dies in kleinen Schritten tun, nicht gleich zu viel erwarten! Wichtig ist generell, dass Sie organisatorische Ziele, wie Ergebnispräsentationen, Strategieplanung, gemeinsame Zielvereinbarungen und Qualitätsmanagement nicht aus den Augen verlieren. Auch personalwirtschaftliche Ziele, also die Motivation der Mitarbeiter, Aussprachemöglichkeit, Diskussion, Prävention und Konfliktmanagement gehören durchaus in eine Besprechung.

 
Das sollten Sie bei Besprechungen beachten

	Regelmäßig sollten auf jeden Fall Dienstbesprechungen, z.B.14-tägig, stattfinden. Ansonsten sollten Sie nur zu besonderen Problemstellungen oder Fragen einmalige Sitzungen einberufen.
	Bestimmen Sie einen Protokollführer, der außerdem fehlenden Mitarbeitern die Ergebnisse schriftlich weiterleitet.
	Es besteht Anwesenheitspflicht. Um dies zu garantieren, sollten Sie Besprechungen während der regulären Dienstzeit stattfinden lassen.
	Sie sollten einen festgelegten Zeitrahmen einhalten. Besprechungen sollten 30 bis maximal 90 Minuten dauern. Planen Sie pro Tagesordnungspunkt jeweils eine bestimmte Zeit, z.B. zehn Minuten, ein. Der Zeitrahmen sollte den Mitarbeitern bekannt sein.
	Erstellen Sie eine Tagesordnung und geben Sie diese vorab Ihren Mitarbeitern. Ihre Mitarbeiter wissen dann, worum es geht und können sich vorbereiten. Anregungen und Beiträge zu den TOPs (=Tagesordnungspunkte) können Sie dann entgegennehmen.
	Bestimmte Themen sollten Sie in regelmäßigen Abständen behandeln. Berichte der Unternehmensleitung, Organisatorisches oder Veranstaltungen, die anstehen, sollten dann besprochen werden.
	Achten Sie darauf, dass die Besprechung in einer störungsfreien Atmosphäre stattfindet. Sorgen Sie dafür, dass jemand in dieser Zeit das Telefon bedient.
	Zu bestimmten Themen lohnt es sich auch, externe Gäste einzuladen. Alle Mitarbeiter haben so die Gelegenheit z.B. Fachleute zu befragen.

Veröffentlichung mit freundlicher Genehmigung von: Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG